Nyttige Power BI & DAX links

Er du kommet i gang med at bruge Power BI eller tænker på det, så er der lidt inspiration at hente i nedenstående links.

Alberto Ferrari og Marco Russo, de to førende eksperter på DAX, har udgivet en guide omkring DAX sproget ”The DAX lauguage”, som forklarer brugen af de enkelte DAX funktioner. DAX guide

Ruth Pozuelo Martinez driver Curbal AB og udgiver videoer omkring brugen af Power BI og DAX på engelsk. Youtube Curbal

Guy in a Cube er to Microsoft ansatte som udgiver videoer omkring Power BI. De er amerikaner så der er fart over feltet. Youtube Guy in a Cube

Entreprise DNA er drevet af Sam McKay. Han laver videoer med konkrete løsningsforslag. Er meget fokuseret på brug af komplicerede DAX formler, hvor det af og til kan løses ved at bygge modellen op. Youtube Entreprise DNA

Sidst er der vores egen Youtube kanal med en basic serie, som viser hvordan I nemt kan komme i gang med Power BI – selvfølgelig på dansk. Der ligger også en video omkring mulighederne for at kombinere Power BI og Dynamics NAV 2018. Youtube BIPOWER

“BIPOWER hjælper folk med at se og forstå deres data via Business Intelligence og Power BI”

Hvorfor Business Intelligence

Power BI, Tableau mv. hjælper med at behandle store mængder data og præsentere resultatet i flotte dashboards fulde af grafer, farver m.v.

Vi bliver fortalt at beslutninger skal være datadrevne!

Ingen tvivl om at de data der opsamles i forbindelse med tidsregistrering, ERP, CRM m.v. indeholder en stor mængde viden, som ikke bliver udnyttet fuldt ud.

Omvendt skal en BI proces ikke sættes i gang for blindt at søge efter viden i sine data, der skal være et formål med at gå i gang.

Spørgsmålet er derfor, hvorfor skal virksomheden starte en BI proces?

”Formålet er at hjælpe ledelse og medarbejdere til at træffe bedre og mere velinformerede beslutninger.”

BI kan med fordel anvendes hvis virksomheden har behov for:

  • at analysere på omsætningen for at identificere nye forretningsmuligheder
  • at reducere omkostninger
  • at løsne op for ineffektive forretningsprocesser
  • at gøre data umiddelbar tilgængelig for beslutningstager
  • at øge hastigheden i beslutningsprocessen

Her kan BI hjælpe med at skabe et bedre beslutningsgrundlag.

Beslutningsprocessen om BI skal anvendes er således ikke meget anderledes end ved køb af en ny maskine.

BI skal gøre arbejdet nemmere, bedre og hurtigere…

Hvornår og hvordan

Processen starter ikke med at se på BI værktøjerne.

Overvejelsen om BI skal komme når der er beslutningsprocesser, der ikke fungerer optimalt.

”Et eksempel kunne være at virksomheden har ordre som bliver annulleret fordi ordrerne ikke bliver afsendt rettidigt.

En analyse viser følgende problemstillinger:

  • ordre afsendes ikke da kunden har forfalden saldo
  • kundens kreditmaksimum er overskredet
  • der er ikke overblik over hvilke ordre der er forsinket
  • Lager er ramt af sygdom og mangler ressourcer
  • Enkelte produkter er oversolgt

Dataene findes i ERP systemet og bliver behandlet af medarbejder i økonomi, lager og indkøb.

Økonomi har fokus på at få rykket kunden, så man ikke lider et debitortab og kreditmaksimum sikre mod, at der løbes for stor risiko.

Lager har travlt grundet sygdom. De kæmper med at følge med så godt de kan. Ordre udsendes i den rækkefølge pakkelisterne ligger og ikke nødvendigvis efter lovet leveringstidspunkt.

Sådan kan man fortsætte. De enkelte afdelinger løser deres opgave, men ingen har fokus på betydningen for salgsordrerne, som afslutningsvis bliver annulleret af kunden grundet forsinket levering.

Udfordringen er at ledelsen ikke har et samlet overblik, selvom data er tilgængelig i ERP systemet.

Har direktion, salgsledelse et opdateret overblik giver det mulighed for konstruktivt at samarbejde med de øvrige afdelinger for at løse udfordringerne.”

Beslutningen for ledergruppen er meget enkel – vi ønsker at have et opdateret overblik over vores kunder, salgsordre og lager for at reducere tabet af salgsordre. Her kan BI hjælpe.

Videoen præsenterer kort et eksempel på en løsningsmodel

Råstoffet i BI er data. Derfor skal man analysere om råstoffet er tilstede. Taster indkøb eksempelvis ikke en forventet leveringsdato på leverandørordren eller oprettes leverandørordren ikke i ERP systemet mangler der data og BI vil ikke kunne skabe et ordentligt beslutningsgrundlag. Det gør indkøb da – desværre ikke altid.

Mangler der data skal man være indstillet på, at skabe datagrundlaget ellers er det spildte ressourcer at gå i gang med BI.

Opsamling

Der skal være et behov i virksomheden ellers giver BI ikke værdi.

Ved konkrete problemstillinger vurderer på om det er beslutningsgrundlaget der skal forbedres.

Herefter skal der sikret at data er tilstede for at skabe beslutningsgrundlaget. Mangler der data skal datagrundlaget forbedres inden BI giver mening.

Så der pågår et stykke arbejde inden der kommer blinkende dashboards på skærmen. Omvendt et arbejde der skaber værdi.

Power BI Standard kalender

Kalender – DAX

Som udgangspunkt bør man starte med, at oprette en standard kalender i sin Power BI model for at undgå problemer når modellen bliver udviklet.

Nedenfor er beskrevet hvorledes man nemt opretter en standard kalender via DAX i Power BI.

Punkt 1: Klik ”Ny Tabel”

Kalender = CALENDARAUTO ()

Opretter en ny tabel med dato fra første dato i Power BI modellen og til udgangen af året for sidste dato i modellen.

CALENDARAUTO opretter løbende nye datoer.

Tallet i ( ) er sidste måned i regnskabsåret.

Punkt 2: Klik ”Ny kolonne”

Ekstra kolonner oprettes efter behov.

Månedsnummer = MONTH(Kalender[Dato])

Måned = FORMAT(Kalender[Dato];”mmm”)

Kvt = CONCATENATE(CONCATENATE(ROUNDUP(MONTH(Kalender[Dato])/3;0); ” “);”kvt.”)

Quarter = CONCATENATE(“Q”;ROUNDUP(MONTH(Kalender[Dato])/3;0))

År = Year(Kalender[Date])

Mdr år = CONCATENATE( CONCATENATE(Kalender[Måned];” “);Kalender[År])

Pkt. 3 Klik ”Marker som datotabel”

Afslutning

Se video med oprettelse af kalender Youtube video

Send mail  via vores kontaktside og få fremsendt en kalender tabel I kan arbejder videre med.

Opbygning af Power BI modellen

Når data er blevet indlæst i Power BI, skal modellen laves, så grundlaget for at lave de efterfølgende præsentationer er tilstede.

Husk det er ikke præsentationen der er vigtigst. Arbejdet med modellen er oftest det mest tidskrævende. Modelarbejdet sikre, at den efterfølgende udarbejdelse af præsentationen blive enkel og sker på valide data. Modellen er derfor vigtigst!

Power BI Modellen

Modellen består af flere forskellige typer tabeller.

Fact tabellen indholder transaktionsdata. Bemærk der kan være flere fact tabeller i en model.

Dimensionstabellerne forklare hvem, hvad, hvor, hvornår og hvordan.

I ovenstående model består af følgende tabeltyperne:

  • Fact = fakturalinjer
  • Dimension hvem = kunder
  • Dimension hvornår = kalender
  • Dimension hvad = produkter

Inden data indlæses er det en god ide, at have brugt tid på at overveje designet af modellen, så alle nødvendige data er tilstede.

Undgå relation mellem dimensionstabeller

I nedenstående model vil logikken i Power BI modellen blive ødelagt. Undgå derfor at lave relationer mellem dimensionstabeller.

Krav til datastruktur i BI modellen

Data skal være i tabelstruktur som det ses nedenfor.

Denne tabelstruktur vil ikke kunne anvendes.

Forskellige typer af relationer

Når power bi modellen opbygges er der forskellige relationstyper mellem de enkelte tabeller.

En til En relationen er den øverste model, mens den nederste model er en Mange til En relation.

Det er de relationstyper der typisk vil blive anvendt.

Ydermere findes der en relationstype kaldet Mange til Mange, som ikke gennemgås her.

Se mere på Youtube

Power BI model

Lad os Power UP…

 

Hente og hold Power BI opdateret

Der kommer til at ske meget!

Microsoft har netop afholdt et seminar omkring den kommende udvikling af deres forretningsprogrammer.

På Power BI området vil der ske meget de kommende 3 til 4 måneder. Der er et fyldigt sammendrag i denne video:

Power BI and the Future for Modern and Enterprise BI

Hold Power BI opdateret…

Med de mange nye tiltag fra Microsoft er det vigtigt at holde sin Power BI Desktop løsning opdateret.

Er Power BI Desktop hentet fra hjemmesiden sker opdateringerne ikke automatisk. Har man Windows 10 kan man hente programmet vi Microsoft Store. Når Power BI Desktop hentes via Store sker opdateringen af programmet automatisk.

I denne video er det vist hvordan programmet kan hentes via Microsoft Store:

Download Power BI Desktop fra Microsoft Store

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Lad os POWER UP…

 

Power BI vs Tableau

Typisk er holdningerne til de enkelte Business Intelligence værktøjer baseret på egne erfaringer med det enkelte produkt.

BIPOWER fokuserer på Power BI. Jeg tager udgangspunkt i Gartners analyse af forskellige BI produkter ”Magic Quadrant for Business Intelligence and Analytics Platforms”, for at opnå en neutral vurdering.

Nederst i artiklen findes link til analysen.

Et samlet overblik over resultatet af analysen fremgår herunder af figuren:

Analysen viser at både Tableau og Power BI er blandt de bedste BI værktøjer, der er tilgængeligt på markedet

Lad os undersøge rapporten mere dybdegående.

Tableu

Tableau er markedsleder indenfor ”moderne” BI værktøjer stærkt efterfulgt af Microsoft Power BI.

Tableaus styrke er specielt på visualisering og automatisering af rutineopgaver, såsom geokodning og oprettelse af tidshierarkier på datafelter m.v. Tableau er lidt som Apple, hvor man får et godt standardiseret produkt, men samtidig bliver begrænset lidt i forhold til Android telefonernes større mulighed egne opsætning og valg af app.

Svagheder ved Tableau jf. Gartner rapporten:

  • En svaghed ved Tableau er at arbejde med komplekse multifact tabeller ikke understøttes.
  • Ved store ekstrakter af data kan der opstå performance problemer.
  • Tableaus egne kunder er utilfreds med antallet af datakilder der er adgang til.

Power BI

En væsentlig fordel ved Power BI er cost/bennefit, hvor prisen for en Pro udgave er 63 kr. pr. bruger/måned.

På brugervenlighed og mulighed for komplekse analyser scorer Power BI højt blandt brugerne af værktøjet.

Microsofts evne til at manipulere data fra flere datakilder både fra internet, lokalt m.v. bidrog til den høje brugertilfredshed.

Power BI’s integration med Microsoft Office programmerne Excel, Flow og Teams er god. Teams giver mulighed for at distribuere rapporter i organisationen uden alle har licens til produktet.

Microsofts svaghed er generel support, hvilket til dels opvejes af et aktivt miljø som deler løsninger på forskellige udfordringer.

Baseret på egne erfaringer er fordelene ved Power BI blandt andet funktionen query editor. Funktionen giver gode muligheder for at rydde op samt manipulation af data i forbindelse med import i Power BI. Query editor dokumenterer samtlige handlinger, hvilket er til stor fordel.

Sproget Dax ligger tæt op af funktionerne i excel, hvorfor avancerede beregninger er langt nemmere at påbegynde.

Opsamling

Samlet set er det to fantastiske produkter, som er brugervenlige og kan løse analyseopgaverne i de fleste danske virksomheder.

Tableau og Microsoft har valgt forskellige veje til at løse opgaven, hvilken løsning du finder bedst, er en smagssag efter min mening.

Grunden til at jeg anbefaler Power BI er:

  • Stærk integration med Microsofts offfice produkter.
  • Query editorens mulighed for at rydde op i data inden import.
  • Power BI er nem at tilgå som Excel bruger.

Ønsker du at vide mere, er du velkommen til at kontakte mig på 2291 3734 eller maile ian@neun.dk

Link til materiale:

Gartner rapport Link til Gartner rapport

Pris Tableau Link til pris Tableau

Pris Power BI Link til pris Power BI